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吉林大学植物科学学院档案管理办法

日期:2021-10-26 点击数: 来源:

为加强学院档案规范管理,提高档案管理水平,切实发挥档案使用价值,保障教学科研顺利开展,根据《吉林大学档案工作管理办法》,结合学院实际,制定本办法。

第一章  岗位职责

第一条 学院各单位在从事招生、教学、科研、学科建设、人才培养、服务社会等各项活动中形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,既包括原始文件,也包括有重要保存价值的复制件。

第二条 全院教职工均有维护档案资料的形成与积累、档案资料的齐全、完整与安全的责任。各单位应设专人兼管档案工作,负责本单位形成的档案的完整性、准确性、系统性和安全行等。

第三条 学院档案资料实行集中统一领导,分级管理的原则,各单位应妥善管理本单位形成的档案资料,按规定在各单位档案室集中保存。

第四条 学院院长为学院档案管理工作责任人,学院综合办公室负责具体工作,指定档案管理员负责对学院档案管理工作进行统筹规划、组织协调、规范制度、监督指导。

学院档案管理人岗位职责:

(一)积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

(二)遵守各项档案业务规章制度。

(三)维护档案的完整、系统和安全,定期检查档案保管情况,改进档案保护技术,严守国家机密。

(四)积极开展咨询服务;热情接待档案利用者,迅速、准确提供所需档案和资料。

(五)深入基层,开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

第二章  使用制度

第五条 查阅使用档案者,须为学院正式教职工,非学院正式教职工不可查阅档案。查阅人向学院档案管理员提出申请,填写查阅登记表,受他人委托者须提交申请报告。

第六条  查阅重要或密级档案,按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案,须经主管副院长批准;查阅珍贵档案时,以复印件代替原件利用。

第七条  档案一般不外借。确因工作需要外借的,出具外借申请报告,并经单位负责人或学主管副院长批准,方可办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办理续借手续。

第八条  查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。档案管理员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律责任。 

第九条  未经学院领导批准或学院综合办公室授权,任何单位、个人无权公布档案内容。

 

第三章  归档制度

第十条 对学校要求应立卷归档的材料,必须按照规定,定期向学校档案馆进行移交。同时应备份电子文档或复制件,由学院档案管理员集中管理。

第十一条 学院各单位应按照学院规定,及时统一将立卷归档的档案材料向学院移交,履行必要的移交手续,任何人不得据为己有。集中归档工作一般于每学期初第一个月完成,每年集中归档两次。重要材料或保密材料可随时归档。

第十二条 学院各单位应根据其业务职能,明确本单位应形成的档案,并对档案材料的保管期限、密级作出规定,应当建立档案目录,便于档案资料的分类、检索和利用。

第十三条 学院各单位应定期对档案材料的保存状态进行核查,对超过保管期限的档案资料,经审查仍然具有保存价值的资料按照新的保管期限进行妥善保存,对于失去保存价值的档案材料应报请党政联席会议审议后,组织销毁。

第四章  处罚制度

第十四条 下列行为之一的,将依法依规追究责任:

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第十五条  岗位变动或离任,移交工作时应同时移交系统规范的档案材料,学院综合办公室负责检查督促,不按规定移交的,不得进行岗位变动。

第五章  其它

第十六条 本办法解释权归学院所有。

第十七条  本办法自公布之日起实施。

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